Ditulis oleh Memen A Husni, SE on 21 Oktober 2024. Dilihat: 459

Surat Tercatat

Tabel Surat Tercatat dalam SEMA Nomor 1 Tahun 2023

tentang Tata Cara Panggilan dan Pemberitahuan Melalui Surat Tercatat

PANGGILAN/PEMBERITAHUAN SURAT TERCATAT

NO.	KONDISI	SOLUSI
1.	Jika pihak berada di tempat tinggal	Jika pihak bersedia menerima dan menandatangani tanda terima, maka petugas menyerahkan surat kepada pihak. Jika pihak tidak bersedia menerima dan/atau menandatangani tanda terima, maka petugas membuat bukti/informasi penerimaan yang berisi: - keterangan pihak tidak bersedia menerima dan/atau menandatangani tanda terima; dan - petugas mengembalikan surat kepada pengadilan (retur).
2.	Jika pihak sedang tidak ada di tempat tinggal	Jika alamat tujuan adalah rumah, petugas menyerahkan surat kepada orang dewasa yang tinggal serumah. Alternatif situasi: - Apabila orang dewasa bersedia menerima, maka petugas menitipkan surat dengan syarat: 1. Penerima bersedia difoto; 2. Penerima bersedia difoto kartu identitasnya; dan 3.Penerima bukan pihak lawan dalam perkara terkait. - Apabila orang dewasa tidak bersedia menerima dan/atau difoto, maka petugas menyampaikan surat kepada lurah/kepala desa/aparatnya. Jika alamat tujuan adalah tempat tinggal dengan akses terbatas seperti apartemen/rusun/dsb, petugas cukup menyerahkan surat kepada resepsionis/petugas keamanan. Alternatif situasi: - Apabila resepsionis/petugas keamanan bersedia menerima, maka petugas menitipkan surat dengan syarat: 1. Penerima bersedia difoto; 2. Penerima bersedia difoto kartu identitasnya; dan 3.Penerima bukan pihak lawan dalam perkara terkait; Apabila resepsionis/petugas keamanan tidak bersedia menerima dan/atau difoto, maka petugas menyampaikan surat kepada lurah/kepala desa/aparatnya.
3.	Jika rumah pihak tidak berpenghuni	Petugas melaksanakan pengantaran sebanyak dua kali pada hari yang sama atau pada hari berikutnya (jika tidak memungkinkan); Apabila rumah masih tetap tidak berpenghuni, maka petugas memfoto rumah terkait. Selanjutnya, petugas menyampaikan surat kepada lurah/kepala desa/aparatnya.
4.	Jika alamat pihak tidak ditemukan, pihak tidak tinggal di alamat tersebut, atau pihak telah meninggal dunia	Petugas meminta keterangan lurah/kepala desa/aparatnya; Petugas mengembalikan surat kepada pengadilan (retur); Pengadilan melaksanakan panggilan umum/kepada ahli waris dalam hal pihak telah meninggal dunia

INFORMASI KETERANGAN DALAM SURAT TERCATAT

NO.	KONDISI	SOLUSI
1.	Jika pihak bersedia menerima dan menandatangani tanda terima	“Telah diterima langsung oleh pihak penerima.”
2.	Jika pihak tidak bersedia menerima dan / atau menandatangani tanda terima	“Penerima tidak bersedia menerima/tidak bersedia menandatangani.*”
3.	Jika surat diterima oleh orang dewasa yang tinggal serumah dengan pihak atau resepsionis/petugas keamanan	“Telah diterima oleh … (nama penerima) yang tinggal serumah dengan pihak penerima atau resepsionis/petugas keamanan* di apartemen/rumah susun/tempat tinggal lainnya yang sejenis.*”
4.	Apabila alamat pihak tidak ditemukan sesuai keterangan lurah/kepala desa/aparatnya	“Alamat pihak penerima tidak ditemukan sesuai keterangan ... (nama), lurah/kepala desa (termasuk aparat kelurahan/desa) … (nama kelurahan/desa terkait).*”
5.	Apabila alamat pihak tidak ditemukan sesuai keterangan lurah/kepala desa/aparatnya	“Alamat pihak penerima tidak ditemukan sesuai keterangan ... (nama), lurah/kepala desa (termasuk aparat kelurahan/desa) … (nama kelurahan/desa terkait).*”
6.	Apabila pihak tidak tinggal di alamat tujuan sesuai keterangan lurah/kepala desa/aparatnya	“Pihak penerima tidak tinggal di alamat yang dituju sesuai keterangan ... (nama), lurah/kepala desa (termasuk aparat kelurahan/desa) … (nama kelurahan/desa terkait).*”
7.	Apabila pihak telah meninggal dunia sesuai keterangan lurah/kepala desa/aparatnya	“Pihak penerima telah meninggal dunia sesuai keterangan ... (nama), lurah/kepala desa (termasuk aparat kelurahan/desa) … (nama kelurahan/desa terkait).*”

SISTEMATIKA KETERANGAN DALAM BUKTI/INFORMASI ELEKTRONIK

NO.	KONDISI	SOLUSI
1.	Jika surat diterima oleh pihak	- Tanggal terima; - Identitas penerima; dan - Titik koordinat penerimaan (geotagging).
2.	Jika surat diterima oleh orang dewasa yang tinggal serumah	- Tanggal terima; - Foto penerima; - Foto kartu identitas penerima; dan - Titik koordinat penerimaan (geotagging).
3.	Jika surat diterima oleh resepsionis/petugas keamanan di tempat tinggal dengan akses terbatas	- Tanggal terima; - Foto penerima; - Foto kartu identitas penerima; dan - Titik koordinat penerimaan (geotagging)
4.	Jika surat disampaikan kepada lurah/kepala desa/aparatnya	- Tanggal terima; - Identitas penerima; - Tanda tangan dan cap lurah/kepala desa/aparatnya. Jika menolak membubuhkan tanda tangan dan cap, petugas menambahkan keterangan: “Lurah/kepala desa (termasuk aparat kelurahan/desa) tidak bersedia membubuhkan tanda tangan dan cap”; dan - Titik koordinat penerimaan (geotagging).